Découvrez comment faire un plan de conférence
Vous êtes sur le point d’organiser votre toute première conférence ? Si cela vous stress un peu, rassurez-vous : c’est normal ! Il s’agit d’événements importants, au cours desquels plusieurs dizaines (parfois plus, même) de personnes sont invitées à se rendre.
Mais en vous préparant au mieux, vous limitez les risques de mauvaises surprises, d’imprévus et gardez ainsi le contrôle sur l’ensemble de la séquence. On vous explique comment faire, pour bien vous y prendre, en quelques étapes clés.
1. Rappeler l’objectif de la conférence
2. Choisissez votre thématique
3. Constituez votre équipe
4. Déterminer le format de votre conférence
5. Fixer la date et inviter vos invités
Organisez votre conférence, avec AVDis
1. Rappeler l’objectif de la conférence
Avant de vous lancer dans quoique ce soit, prenez le temps de bien vous poser pour déterminer l’objectif de votre conférence. Que l’événement soit politique, sportif, médiatique ou encore culturel et éducatif voire commercial… In fine, peu importe, mais cela aura un impact sur la façon dont vous allez présenter la chose.
2. Choisissez le thème et les intervenants
La seconde étape consiste à prendre le temps de bien étudier et choisir sa thématique. De préférence, optez pour une thématique que vous maîtrisez à la perfection et avec laquelle vous êtes à l’aise… Vous, mais aussi vos invités. Car une conférence ne peut se faire sans une brochette d’experts à votre table.
3. Constituez votre équipe
Une conférence peut se faire seul, mais il est tout aussi préférable de partager la scène avec 2 ou 3 personnes avec qui vous avez un bon rapport et surtout, qui savent de quoi elles parlent. Plus vous aurez de personnes reconnues dans leur secteur à votre table, mieux ce sera pour l’audience qui, de plus en plus, souhaite se tourner vers des contenus de qualité.
4. Déterminer le format de votre conférence
En présentiel, en ligne, en format webinaire, filmé ou en format podcast… Désormais, il est possible pour une personne ou un groupe de personnes, de proposer des conférences sous plein de formats différents, qu’il sera ensuite possible de recouper, re-segmenter et repartager sur les réseaux sociaux. Cela demande un peu de planification, mais les besoins logistiques, par exemple, sont bien moindres
À voir avec quoi vous êtes le plus à l’aise. L’intérêt du présentiel, c’est ce côté tangible, palpable de la conférence. La possibilité d’aller à la rencontre des gens. En ligne en revanche, vous ne retrouverez pas cela, mais vous aurez la chance de pouvoir attirer beaucoup plus de monde ! À voir ce qui est nécessaire, selon vous.
5. Fixer la date et inviter les participants
Une fois que votre choix est validé, vous n’avez plus qu’à fixer la date de votre conférence puis préparer le programme et les invitations que vous pourrez alors envoyer à toutes les personnes de votre liste de contacts. Vous pourrez aussi bien la partager sur votre site internet, celui de votre entreprise ainsi que sur vos réseaux sociaux !
Dans ces invitations, tentez de fournir le plus d’informations possibles (sans pour autant aller dans le too-much). Date et heure, lieu, format, mais aussi sujet de la conférence, invités, déroulé de l’événement et durée totale de celui-ci… L’idée est de donner envie !
Organisez votre conférence, avec AVDis
AVDis est une entreprise spécialisée dans l’accompagnement et l’organisation des événements comme les conférences, sur place, en physique. Nous proposons différents modèles de produits, comme des systèmes de conférence filaires et non-filaires, des microphones, voire des cabines d’interprétation instantanée, adaptés à tous les budgets, si jamais vous veniez à organiser un événement d’envergure, qui nécessite l’intervention d’interprètes chevronnés, pour diffuser votre contenu en direct, dans plusieurs langues.