Comment faire un programme de conférence ?
Organiser un événement, comme une conférence, est une tâche complexe, bien que tout dépende de la taille de celle-ci. Plus l’événement est attendu, plus il est de taille, plus vous aurez à gérer de détails qui prennent, finalement, beaucoup d’importance. Heureusement, les équipes AVDis, sont là pour vous accompagner. Dans cet article, on passe en revue tout ce qu’il faut avoir en tête, pour faire un programme de conférence, de qualité.
Comment faire un programme pour une conférence ?
Étape 1 : définir thème et objectifs
Étape 2 : effectuer les premières démarches
Étape 3 : la programmation peut débuter
Étape 4 : les questions logistiques prennent le pas
Étape 5 : communiquez et ouvrez les inscriptions
Étape 6 : jour J et post-conférence
Comment faire un programme pour une conférence ?
Étape 1 : définir le sujet principal, les sous thèmes et les objectifs
La première des choses à faire, avant de programmer votre conférence, est de déterminer sa thématique principale, celle qui guidera alors le reste des rencontres qui auront lieu dans la journée. Pensez également à déterminer des objectifs clairs et faciles à suivre. Durée de l’événement, nombre d’invités et de spectateurs, satisfaction des participants, nombre de ventes acté (ou pris de contact, tout du moins) en sont quelques-uns des meilleurs exemples.
Étape 2 : effectuer les premières démarches
Effectuez, ensuite, les premières démarches. Réfléchissez à une date ainsi qu’à un lieu approprié dans lequel organiser votre événement (une salle, un théâtre, une université, selon le format, qu’il s’agisse d’une conférence, d’un colloque…).
Pour cela, assurez-vous d’avoir un budget bien défini. Faites des devis, échangez avec des organisateurs d’événements ou des prestataires externes, qui pourront vous épauler, vous conseiller et vous accompagner du mieux possible dans votre tâche.
Étape 3 : la programmation peut débuter
Dans le même temps, débutez vos démarchages, pour assurer la programmation de votre conférence. Sur les réseaux sociaux, lancez des appels à communicants, pour entrer en relation avec des intervenants experts dans leur domaine. Faites jouer votre réseau, lancez un appel à candidatures sur votre site internet…
Une fois que vous avez plusieurs profils intéressants, choisissez ceux qui, selon vous, correspondent parfaitement au thème de la conférence dont il est question. Pour être sûr de vous :
- établissez un programme détaillé, avec les horaires de vos sessions,
- déterminez le ou les ordres du jour,
- déterminer si telle ou telle personne pourrait être pertinente lors de telle ou telle session.
L’objectif est que les conférences s’enchaînent, mais que chacun dispose du temps nécessaire pour se reposer, se détendre avant qu’une autre session ne débute. Tentez d’optimiser le temps de la journée, pour que personne ne se sente lésé et ait l’impression de manquer des échanges de grande qualité, tout simplement parce que vous ne leur avez pas laissé assez de temps.
Étape 4 : les choix logistiques prennent le pas
Réservez le lieu dans lequel votre conférence aura lieu et assurez-vous que vous disposez de tout l’équipement nécessaire pour que tout le monde puisse voir et entendre.
Le cas échéant, listez tout ce dont vous avez besoin et faites-vous accompagner par un partenaire comme AVDis. Nous louons du matériel audiovisuel, à la journée. L’idéal face aux imprévus et pour les budgets limités.
Assurez-vous également que vos conférenciers soient au fait du lieu et des horaires. Mettez tout en place pour les accueillir du mieux possible. Il faudra ainsi organiser l’hébergement ainsi que les transports pour ces derniers.
Étape 5 : communiquez et ouvrez les inscriptions
Une fois que tout est bien ficelé, vient le temps de la communication. Sur votre site internet, sur les réseaux sociaux, via de la publicité, des campagnes d’emails, de newsletter, annoncez à votre audience que tel jour, se déroulera la conférence de l’année : celle qu’il ne faudra surtout pas manquer.
Vous pouvez alors choisir d’ouvrir, immédiatement, les inscriptions. Vous pouvez également choisir d’attendre un peu et de communiquer autour d’une date à laquelle ces inscriptions seront ouvertes. Libre à vous de choisir l’option qui vous convient le mieux (il n’y en aura pas une de meilleure que l’autre).
Étape 6 : jour J et post-conférence
Vient, in fine, le jour de la conférence. Assurez l’accueil de l’ensemble des participants, qu’ils montent sur scène, ou non. Assurez-vous que toutes les sessions respectent les horaires de prévues et que tout se déroule sans accroc, afin que le programme initial soit respecté et que l’ensemble des personnes présentes ait la sensation que tout se déroule à la perfection.
La conférence terminée, recueillez les retours de chacun. Cela vous donnera une idée des axes d’amélioration pour la prochaine session, si et seulement si vous souhaitez qu’il y en ait une. Préparez ensuite le rapport final, pour comparer la réalité des chiffres avec les objectifs fixés et célébrez : le plus dur est passé… Même si l’organisation de la prochaine édition peut d’ores et déjà débuter !