Le compte rendu d’une réunion est la synthèse des points abordés lors du meeting. En général, une réunion aboutit à une prise de décision de la part des participants. Ce type de regroupement a toute son importance, raison pour laquelle sa retranscription doit se faire avec le plus grand soin.
Les objectifs d’un compte-rendu d’une réunion
Une réunion a pour principal objectif de soulever un sujet afin qu’en découle une décision et des actes. Généralement, les thèmes évoqués tournent autour de l’entreprise : sa santé, sa productivité (générale, individuelle ou collective), les besoins des salariés, les attentes du client et le devenir de l’enseigne. Une réunion est également organisée afin de gérer certaines situations délicates comme un conflit ou une demande particulière émanant des salariés que les intermédiaires (chefs d’équipe) tentent de transmettre aux dirigeants. Les réunions de conseil municipal nécessitent également des comptes-rendus rédigés par le maire, et qui sont obligatoires.
Le compte-rendu (CR) d’une réunion résume les échanges et décisions prises durant le meeting. Sa rédaction doit se faire juste après la réunion (à chaud) afin de ne rien oublier. Concrètement, le CR reprend certains points, à savoir la date de la réunion, son objet, l’identité et le nombre des participants, l’ordre du jour, les sujets évoqués et la ou les décision(s) prise(s). La personne qui prend en charge la rédaction du compte rendu doit rester objective. Le temps utilisé est au présent et non au passé. D’autres points sont à prendre en compte lors de la retranscription d’une réunion.
Parmi les autres éléments constituant un CR, vous pouvez trouver :
- l’en-tête de l’entreprise ;
- le titre du document ;
- la fonction des personnes présentes ;
- les noms et prénoms des personnes absentes et excusées ;
- l’indication du rédacteur du CR.
Les éléments d’un bon compte-rendu
Le compte rendu d’une réunion se divise en différentes étapes. L’en-tête affiche votre identité, la date du meeting, le nom de l’enseigne ou de la personne à qui s’adresse le CR, les noms des participants et leurs fonctions ainsi que le sujet de l’intervention.
L’introduction synthétise les faits. Elle contient le sujet abordé, les personnes concernées, le lieu et l’heure et les raisons pour lesquelles un sujet a été abordé. Elle doit suffire à la personne qui lit le CR de comprendre de quoi il s’agit. Le lecteur peut ignorer le reste et se contenter de l’intro si tout est clair.
Le développement retrace le déroulement de la réunion dans son intégralité. Pensez à bien hiérarchiser les informations pour éviter d’ennuyer le lecteur. Cette partie du CR nécessite un esprit de synthèse de la part du rédacteur. Notez les arguments rigoureusement en distinguant les exemples s’il y en a. Il est également important que les faits apparaissent dans un ordre chronologique afin que le lecteur parvienne à imaginer ce qu’il s’est passé.
La reformulation des idées évoquées doit se faire de manière synthétisée. Généralement, un argument prouve une thèse tandis qu’un exemple illustre l’argument. L’important est que votre CR reste objectif. Votre avis ou encore votre point de vue sur le sujet n’a pas sa place dans un tel document.
La conclusion contient la décision prise si elle a été évoquée durant le meeting. Vous y indiquez également l’heure de la clôture de la réunion.
Un bon compte rendu sert d’aide-mémoire pour les participants. Il contient des informations importantes pour les lecteurs n’ayant pas assisté au débat. Le document reste dans les archives de l’entreprise afin d’être réutilisé en cas de besoin.
La retranscription d’une réunion
Comme son nom l’indique, la retranscription désigne l’action de transcrire un contenu envoyé d’un format initial à un autre. Vous pouvez par exemple convertir un fichier audionumérique en format word dont le contenu reprend les détails d’une réunion. Le but est de mettre par écrit les sujets abordés et d’avoir une traçabilité du meeting.
Retranscrire le compte rendu d’une réunion vise également à obtenir une communication institutionnelle écrite que l’entreprise peut utiliser en cas de besoin.
Il existe différents niveaux de retranscription dès qu’il s’agit de réunion. La transcription intégrale, également appelée « in extenso » est la restitution d’un discours dans sa totalité. Vous pouvez retranscrire un entretien ou une dictée numérique. Les propos évoqués sont repris tels qu’ils ont été prononcés. La transcription révisée quant à elle est plus courte. Restant fidèle aux propos, elle contient moins de répétitions, de fautes et de phrases inachevées. Le but est d’obtenir une meilleure lecture du contenu du document.
Le compte rendu d’une réunion peut aussi être synthétique. Les points forts évoqués lors du meeting apparaissent dans le document de façon hiérarchique. La restitution du discours respecte le déroulement de la réunion mais avec des formulations plus allégées. Le style de la rédaction peut être direct ou indirect. Retranscrire une réunion vous permet d’archiver les informations obtenues.
Les échanges verbaux sont volatils. Si vous vous contentez d’écouter et de parler durant la réunion, vous risquez d’oublier certains points essentiels que les autres participants (collègues, partenaires, visiteurs, etc.) peuvent évoquer ultérieurement. Le fait que vous n’ayez aucun souvenir sur le sujet abordé peut poser problème dans la réalisation de vos tâches.
La transcription audio d’un meeting en texte est également indispensable si votre clé USB contenant les fichiers audio rencontre un problème. Il se peut qu’elle ait été endommagée après l’attaque d’un virus ou volée. Il arrive également que vous l’ayez égarée. La retranscription audio permet un meilleur stockage des informations. Il suffit de mettre le document en lieu sûr.
Les équipements utilisés pour retranscrire les réunions
La retranscription d’un compte rendu d’une réunion nécessite l’utilisation d’équipements efficaces. Le but est de faciliter le travail du transcripteur et d’obtenir un fichier texte impeccable. Les bons outils d’enregistrement sont indispensables afin d’obtenir un travail de qualité. Les personnes et établissements travaillant dans le secteur de l’audiovisuel peuvent privilégier certaines marques d’outils haut de gamme tels que HTDZ ou VISSONIC.
Parmi les équipements à privilégier, vous pouvez trouver :
- l’unité centrale de conférence numérique ;
- le système de conférence sans fil et filaire ;
- le poste microphone.
L’unité centrale de conférence numérique permet de bénéficier des fonctionnalités d’enregistrement et de discussion. Cet équipement est en mesure de gérer aussi bien les postes filaires que les postes sans fil. Il s’adapte aux différentes configurations de salles. Certains modèles innovants sont équipés d’enregistreur USB intégré. Une touche de prise de parole permet aux utilisateurs de demander la parole en cas de besoin. Il suffit que le gestionnaire de conférence autorise ou rejette la demande. Plusieurs participants peuvent prendre la parole simultanément avec le mode libre.
Le système de conférence filaire peut disposer de trois modules (haut-parleur intégré, vote électronique, interprétation simultanée de différentes langues). Le câblage utilisé assure une meilleure stabilité du système. Le système de conférence sans fil quant à lui peut disposer d’un point d’accès Wi-Fi. La portée du système convient à une salle de conférence spacieuse.
Le poste microphone innovant dispose d’un microphone capable de capter la voix du locuteur à une distance de plus de 100 m. Il donne la possibilité de modérer les échanges via ses fonctionnalités. La détection de la voix suffit à cet équipement pour activer le microphone.
Les équipements proposés par les professionnels en vente de systèmes de conférence audiovisuels sont faciles à utiliser. Le design soigné des objets s’ajoute à leur excellente qualité audio. Ils répondent à tous les besoins en communication audio grâce à leurs technologies modernes.