Comment organiser un conseil municipal avec le Covid-19 ?

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La pandémie de Covid-19 est un fléau qui a ébranlé le monde entier, et paralysé l’économie de toutes les sociétés. De nombreux secteurs ont été touchés par des restrictions et des contraintes liées aux confinements. L’apparition de nouvelles normes de distanciation sociale ainsi que l’interdiction des rassemblements au-delà d’un certain nombre de personnes ont contraint les différents acteurs à repenser leurs modes de fonctionnement. Entreprises comme institutions publiques ont donc dû se résoudre à adopter le télétravail et les systèmes de conférence.

Mais alors comment mettre en place ces nouvelles pratiques tout en conservant la même activité ? Quel matériel utiliser pour répondre aux exigences actuelles ? Les mairies sont des acteurs locaux majeurs qui ont été fortement exposés à ces changements. Dans cet article, on fait le point sur les différents moyens d’organiser un conseil municipal avec le Covid-19.

Les directives à suivre pour organiser une réunion pendant le Covid-19

C’est une grande problématique en cette période imprévisible. Rassembler un maximum de personnes tout en garantissant la sécurité sanitaire de chacun peut représenter aujourd’hui un véritable casse-tête pour les institutions. Afin d’aider les organisateurs et d’éclaircir certains points, les autorités ont dressé une liste de directives au niveau national comme local, pour encadrer ces pratiques.

Parmi celles-ci, on peut citer des décisions telles que :

  • limiter le nombre de personnes en ne conviant que les protagonistes jugés “indispensables” à la réunion ;
  • procéder à une réunion en extérieur dès que cela est possible ;
  • construire des sous-groupes pour diminuer le nombre de personnes présentes simultanément ;

Néanmoins, toutes ces pratiques peuvent être parfois complexes à mettre en place. C’est pourquoi des outils tels que les systèmes de conférence sont à privilégier.

Les règles sanitaires en vigueur

Qui dit menace épidémique, dit règles sanitaires strictes pour préserver la santé de chacun. En effet, des principes simples doivent être respectés pour qu’une réunion puisse se dérouler dans de bonnes conditions sans mettre en danger la santé des participants.

Ainsi, on peut citer quelques gestes à respecter afin de protéger au mieux vos collaborateurs :

  • maintenir une distance suffisante entre les personnes ;
  • fournir un masque pour chaque participant ;
  • mettre à disposition de tous du gel hydroalcoolique en quantité suffisante ;
  • disposer des mouchoirs jetables ainsi que des poubelles à couvercles à plusieurs endroits de la salle de réunion.

Toutes ces actions sont à adopter lorsque l’on veut organiser une réunion. Bien évidemment, il est également important de prendre en compte le nettoyage complet de la salle, avec désinfection des tables, micros, chaises et autres mobiliers présents sur les lieux. Organiser une réunion pendant cette période de Covid-19 est donc une tâche à ne pas prendre à la légère.

Qu’est ce qu’un système de conférence ?

Pour s’adapter aux exigences que cette période très particulière impose, les municipalités ont été forcées d’inventer de nouvelles solutions. Ainsi, elles ont du fait preuve d’ingéniosité afin de continuer à organiser des réunions. En effet, le nombre de personnes en réunion étant fortement limité, le télétravail ou encore les visioconférences sont devenus monnaie courante. Pour s’adonner à ces nouvelles pratiques, s’équiper d’un matériel adéquat est primordial.

Le système de conférence est un instrument majeur pour le maintien de réunions et conseils municipaux pendant cette période délicate. Ce système autorise donc les réunions (en respectant bien évidemment les distances de sécurité) grâce à un principe de sonorisation permettant à chacun de faire entendre sa voix, quelle que soit la distance physique entre les interlocuteurs.

Concrètement, ce procédé octroie à chaque participant :

  • un microphone avec bouton poussoir ;
  • un haut parleur pour l’écoute.

Le raccordement simplissime du système de conférence en fait un instrument de choix pour les conseils municipaux, d’autant que cet outil est parfaitement adapté pour équiper une salle de conférence ou une salle de conseil dans une mairie. Enfin, le système de conférence s’intègre aisément au mobilier de votre salle de conseil ou de réunion et permet ainsi une certaine facilité d’utilisation.

Pour quel système de sonorisation opter ?

Dans le contexte actuel, l’organisation d’un conseil municipal suppose également d’avoir recours à un matériel adapté. En effet, bien que la préservation de la santé de chacun soit une priorité, il est aussi important de chercher à optimiser les instruments de conférence. Le matériel doit être de qualité suffisante et en accord avec les normes en vigueur.

Tout d’abord, une conférence telle qu’un conseil municipal nécessite un système d’enregistrement cohérent. Ce système doit permettre de stocker efficacement le son émis par les micros, par le biais d’un enregistreur numérique pour ensuite les retranscrire sur ordinateur à l’aide d’une prise USB par exemple.

Micros pupitres

Pour une plus grande simplicité, il est également possible pour vous d’opter pour certains types de micro qui vous aideront dans votre tâche. On peut observer en premier lieu les systèmes de conférence sans fil qui se composent d’une multitude de “micros pupitres” reliés à une unité de réception, transmettant les informations par fréquence radio. Les pupitres sont pourvus pour leur part de microphones “en col de cygne” et d’un interrupteur pour la prise de parole. Ces types de micros sont parfaits pour la sonorisation de salles en tout genre, comme une salle du conseil dans une mairie.

Un système de sonorisation pour une prise de parole simplifiée

Ces systèmes sans fil fonctionnent sur un principe de micro président/micros délégués. Cela signifie que chaque personne conviée au conseil dispose de son propre micro. Ces types de micros permettent d’éviter les bruits parasites grâce à des filtres audio notamment. Outre l’atténuation des bruits parasites, le concept de micro président/micros délégués offre une plus grande fluidité à la réunion, car son objectif est d’éviter que tout le monde parle en même temps. C’est pourquoi il existe une hiérarchie au niveau des micros : le micro président a le contrôle sur tous les autres. Ainsi, il peut gérer efficacement les temps de parole de chacun afin d’établir une certaine équité.

Micros USB et micros omnidirectionnels

Par ailleurs, d’autres options peuvent être envisagées, comme l’utilisation de micros USB ou encore de micros omnidirectionnels, tout aussi efficaces dans ces circonstances. L’avantage des micros USB est qu’ils peuvent se connecter directement à un ordinateur, ce qui permet un enregistrement direct des discours au format mp3. Ces micros sont souvent de type cardioïde, c’est à dire que le son est capté à l’avant du micro et que, grâce à cela, vous n’entendrez aucun bruit de fond.

 Les micros USB peuvent aussi bien être utilisés en mode omnidirectionnel : c’est à dire que le micro captera les sons venant de toutes les directions.

Pour la mise en place d’un conseil municipal par période de Covid-19, les solutions sont donc multiples. Toutefois, il est primordial d’être familier avec toutes les normes en vigueur pour préserver au maximum la santé de chacun, tout en adoptant un système de sonorisation le plus adapté à vos besoins.

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