Comment organiser une réunion multilingue ?

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Reunion Multilingue

Si vous êtes une société internationale ou que vous travaillez dans le secteur de la recherche ou de l’éducation, vous serez certainement amené à organiser une réunion avec des personnes de nationalités différentes, qui ne parlent donc pas la même langue : c’est ce que l’on appelle une réunion multilingue. Comment s’organiser pour que la communication soit fluide et efficace lors d’une réunion multilingue ? Voici nos conseils.

Pourquoi organiser une réunion multilingue ?

Dans plusieurs situations, vous pourrez être amené à organiser une réunion multilingue. Par exemple, si vous souhaitez communiquer avec des fournisseurs, clients ou prestataires pour discuter une stratégie d’import ou d’export de vos produits, organiser une réunion multilingue sera très utile. De même, si vous êtes une société internationale et que vous souhaitez réunir vos effectifs pour discuter de la stratégie de l’entreprise et de ses résultats, vous pourrez organiser une réunion multilingue. Enfin, dans différents secteurs comme celui de la recherche, vous aurez régulièrement besoin d’organiser des conférences multilingues pour exposer vos avancées.

L’organisation d’une réunion multilingue est toutefois plutôt compliquée car il faut prendre en compte à la fois la différence de langue, mais aussi la différence de culture entre les différents participants. C’est pourquoi le système d’interprétation mis en place pour traduire les discours doit être plus qu’une simple traduction littérale.

Quel système d’interprétation mettre en place lors d’une réunion multilingue ?

Pour surmonter la barrière de la langue et s’assurer que les discours tenus lors de la réunion multilingue soient bien compris de tous les participants, il est important de mettre en place un système d’interprétation.

Le système d’interprétation choisi dépendra en grande partie de la configuration linguistique de la réunion. Si aucun des participants ne parle la même langue, on pourra choisir d’assigner à chaque groupe linguistique un interprète. Bien sûr, l’interprète devra maîtriser la culture du pays de la personne à qui il va traduire votre discours pour s’assurer que sa traduction soit plus qu’une simple traduction littérale et qu’elle traduise également la communication muette.

Si vous pouvez trouver une langue commune aux participants, comme par exemple l’anglais, assurez-vous que chaque participant maîtrise cette langue. Sinon, ils risquent de ne pas comprendre une partie de votre discours ou même de mal l’interpréter. Attention à ne pas supposer que les participants maîtrisent tous l’anglais, même si vous avez l’habitude de communiquer avec eux en anglais : il y a une différence entre savoir écrire des mails et tenir une courte conversation professionnelle en anglais et participer à un débat ou comprendre une conférence en anglais.

Les différents systèmes de traduction simultanée

La traduction simultanée est le meilleur choix pour que tous les participants puissent comprendre ce qui est dit en temps réel lors d’une réunion multilingue. On distingue plusieurs systèmes de traduction simultanée :

  • l’interprétation simultanée classique en cabine, où des interprètes sont isolés dans une cabine avec leur casque, écoutent le discours et traduisent ce qui est dit en temps réel. La traduction est transférée directement dans le casque des participants. Les micros des interprètes et la gestion du son sont intégrés à la cabine. Une variante de ce système consiste à intégrer ces éléments de gestion à une « cabine de table », ouverte, où l’interprète prend place pour traduire ;
  • les solutions de conférence : souvent disponibles sous forme de kit, ces systèmes câblés incluent des micros pour les interprètes mais aussi pour les participants, ce qui permet d’interagir.

Quel système d’interprétation simultanée privilégier en fonction du type de réunion multilingue ?

Si vous avez un budget serré, on recommande d’opter pour un système de traduction simultanée classique en cabine. Toutefois, le choix de ce système implique d’avoir une salle de réunion assez grande pour pouvoir isoler les interprètes dans des cabines (de préférence insonorisées) pour éviter la cacophonie !

Si vous organisez une réunion multilingue qui implique une interaction, comme un débat, un conseil d’administration, une conférence avec questions ouvertes, etc., alors il faudra choisir le système conférence, qui permet aux participants d’interagir (et d’être traduit).

Pour les petites réunions multilingues, vous pourrez toujours opter pour un kit d’interprétation simultanée portable, accessible en termes de prix mais peu pratique s’il y a un grand nombre de participants.

Organiser Une Réunion Multilingue

Nos conseils pour bien organiser votre réunion multilingue

Une fois que vous avez choisi quel système d’interprétation vous allez mettre en place, voici quelques conseils à mettre en pratique pour bien organiser votre réunion multilingue.

Savoir anticiper les besoins des participants à la réunion multilingue

Anticiper les besoins des participants est primordial pour que la réunion se déroule parfaitement. Cela implique de planifier la réunion en avance, de louer le matériel d’interprétation et de réserver les services d’interprètes. Mais cela implique aussi d’évaluer les besoins en termes d’espace, en fonction du nombre de participants mais aussi du système d’interprétation choisi.

Vous devrez surtout anticiper les risques d’incompréhension. Pour prévenir toute incompréhension de la part des participants, envoyez plusieurs rappels de l’événement par mail en précisant clairement quel est le but de la réunion multilingue : échanger des idées ? Faire connaissance ? Se consulter pour prendre une décision ? Les rappels doivent aussi comprendre tous les détails pratiques (date, heure, lieu…).

Renseignez-vous également en amont sur les différentes cultures qui seront présentes lors de la réunion multilingue. La communication gestuelle a également son importance, et certains gestes, tons ou messages sont mal perçus par d’autres cultures alors que nous les percevons très bien. De même, toutes les cultures n’ont pas la même relation au temps : certaines cultures considèrent qu’il est plus poli d’arriver en avance par exemple, et d’autres vont considérer qu’une conférence qui dépasse l’heure initialement prévue est un manque de temps.

Organiser la traduction en amont

En plus d’identifier et prévenir les incompréhensions potentielles, il faudra organiser l’interprétation, qui se trouve au cœur de la compréhension de chacun. Posez-vous les bonnes questions :

  • Combien de groupes de participants auront besoin d’un interprète ?
  • Quel système d’interprétation sera le plus adapté au type de réunion, au lieu de la réunion et au nombre de participants ?
  • Combien de langues différentes sont parlées par les participants ? Quelles sont-elles ?

Se faire accompagner dans l’organisation de sa réunion multilingue

Organiser une réunion demande déjà de nombreuses compétences, mais organiser une réunion multilingue est encore plus compliqué ! Si vous n’avez pas les compétences ou que vous n’avez tout simplement pas le temps, pourquoi ne pas vous faire aider par une entreprise spécialisée ou un consultant ? En général, les personnes spécialisées dans l’accompagnement pour l’organisation de réunions multilingues vont vous fournir un service complet en vous assistant également pendant la réunion. Ainsi, ils vont pratiquer une vérification active pour s’assurer que tous les participants comprennent bien le discours, et jouer le rôle de modérateur. Un service bien pratique si vous n’avez pas le temps de vous en occuper ou si les participants sont trop nombreux pour que vous puissiez gérer seul cet aspect de l’organisation.

Si vous en avez le temps et la curiosité, vous pouvez également suivre une formation sur le sujet de la communication interculturelle ou de l’interprétation. Cette formation vous aidera à mieux organiser vos futures réunions et cela vous fera gagner du temps.

Les erreurs à ne pas faire pour réussir l’organisation de votre réunion multilingue

L’erreur la plus commune est le manque de préparation en amont. Ne pas préparer la réunion, c’est par exemple ne pas réserver la salle en avance et se retrouver avec un lieu de réunion inadapté. Ou bien, cela peut-être le manque de préparation du contenu, qui rend la présentation ou la conférence brouillonne et peu claire pour les participants qui ne parlent pas votre langue. Il ne faut pas oublier également de bien briefer les interprètes, afin de maximiser le confort des participants avec une traduction fluide et adaptée.

Une autre erreur commune est d’allouer un budget trop faible à la réunion multilingue. Si les participants font l’effort de se déplacer, il est important de faire les choses en grand et de ne pas lésiner sur le budget ! Plus votre budget sera important, plus vous pourrez mettre en place un système d’interprétation de qualité. Or, rappelez-vous que la réussite de l’interprétation garantit la compréhension des participants et le bon déroulement de la réunion multilingue !

Organisation de réunion multilingue

Organiser une réunion multilingue à distance

Aujourd’hui, les réunions multilingues, au sein des entreprises par exemple, se font majoritairement en ligne, pour éviter aux différents participants de se déplacer à l’autre bout du monde. De nombreuses applications peuvent être utilisées pour organiser une réunion multilingue en ligne, notamment l’application Zoom, très populaire ces derniers mois. Zoom offre une fonctionnalité d’interprétation simultanée : il vous suffit d’inviter à la visioconférence les interprètes et ils pourront participer sans avoir à créer de compte Zoom, afin de traduire sur un canal audio spécifique. Zoom offre de multiples autres fonctionnalités, comme la création d’une salle d’attente avant la réunion, la programmation de rappels ou encore l’enregistrement de la réunion.

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